Hai văn bản có nội dung giống hệt nhau, nhưng một bản trông chuyên nghiệp, bản kia trông “nghiệp dư”. Sự khác biệt thường nằm ở những chi tiết nhỏ: khoảng trắng thừa trước dấu phẩy, ngoặc kép lúc cong lúc thẳng, số tiền viết mỗi chỗ một kiểu. Đây là 15 quy tắc gõ văn bản tiếng Việt mà chuyên viên đánh máy chuyên nghiệp luôn áp dụng - bạn có thể dùng ngay cho tài liệu của mình.
Nhóm 1: Dấu câu và khoảng trắng
1. Không có khoảng trắng trước dấu câu
Dấu chấm, phẩy, chấm phẩy, hai chấm, chấm hỏi, chấm than viết liền với chữ đứng trước, sau dấu có một khoảng trắng. Sai: “Hôm nay , chúng ta họp .” - Đúng: “Hôm nay, chúng ta họp.”
2. Chỉ một khoảng trắng giữa hai từ
Không dùng nhiều dấu cách để căn chỉnh. Dùng Ctrl + H thay hai dấu cách bằng một dấu cách, lặp lại đến khi Word báo không còn.
3. Dấu ngoặc ôm sát nội dung
“(theo Nghị định 30)” - không có khoảng trắng sau ngoặc mở và trước ngoặc đóng. Tương tự với ngoặc kép.
4. Ngoặc kép thống nhất
Dùng ngoặc kép cong “ ” cho văn bản trình bày đẹp và dùng thống nhất. Trong Word: File → Options → Proofing → AutoCorrect Options → AutoFormat As You Type → chọn thay ngoặc thẳng bằng ngoặc cong.
5. Dấu ba chấm
Dùng dấu ba chấm (…) liền với chữ đứng trước, không viết bốn - năm dấu chấm. Word tự đổi “...” thành “…” nếu bật AutoCorrect.
Nhóm 2: Gạch nối, gạch ngang
6. Phân biệt các loại gạch
| Ký hiệu | Dùng khi | Ví dụ |
|---|---|---|
| - (gạch nối) | Nối từ, gạch đầu dòng đơn giản | Anh - Việt, Bắc - Nam |
| – (gạch ngang ngắn) | Khoảng giá trị (một số quy ước) | trang 10–20 |
| − (dấu trừ) | Phép trừ, số âm trong công thức | 5 − 3; −2 °C |
Quan trọng nhất là thống nhất một quy ước trong toàn tài liệu, và dùng đúng dấu trừ trong công thức - xem đánh máy công thức Toán.
Nhóm 3: Số, đơn vị, ngày tháng
7. Phân cách hàng nghìn và thập phân
Văn bản tiếng Việt: dấu chấm phân cách hàng nghìn (1.250.000), dấu phẩy thập phân (3,5). Tài liệu song ngữ, kỹ thuật theo chuẩn quốc tế cần thống nhất quy ước riêng - xem gõ tài liệu tiếng Anh.
8. Khoảng trắng giữa số và đơn vị
“25 kg”, “220 V”, “1.250.000 đồng”. Dùng khoảng trắng không ngắt dòng (Ctrl + Shift + Space) để số và đơn vị không bị tách sang hai dòng. Chi tiết: đơn vị SI đúng chuẩn.
9. Ngày tháng thống nhất
Chọn một kiểu và dùng xuyên suốt: “ngày 20 tháng 10 năm 2026” trong văn bản hành chính, “20/10/2026” trong bảng biểu. Không trộn 20-10-26, 20/10/2026 và “20 tháng Mười”.
Nhóm 4: Viết hoa và chính tả
10. Viết hoa đúng quy tắc
Viết hoa chữ đầu câu, tên riêng người, địa danh, cơ quan theo quy định; không viết hoa tùy hứng để “nhấn mạnh”. Văn bản hành chính tham khảo phụ lục về viết hoa trong Nghị định 30 - xem thể thức văn bản.
11. Thống nhất chính tả i/y
“Kĩ thuật” hay “kỹ thuật”, “lí do” hay “lý do” - chọn một chuẩn theo yêu cầu của nơi nhận và dùng nhất quán. Các lỗi phổ biến khác xem 12 lỗi chính tả.
12. Dùng phông Unicode
Times New Roman, Arial, Calibri… với bảng mã Unicode. Tránh phông cũ TCVN3, VNI gây lỗi hiển thị trên máy khác - xem sửa lỗi font.
Nhóm 5: Cấu trúc tài liệu
13. Không ngắt dòng bằng Enter giữa câu
Để Word tự xuống dòng; chỉ nhấn Enter khi kết thúc đoạn. Ngắt dòng cứng làm văn bản vỡ khi đổi cỡ chữ và gây lỗi khi đưa vào công cụ dịch.
14. Không căn chỉnh bằng phím cách, Tab liên tiếp
Dùng căn lề, thụt đầu dòng, bảng (Table) và điểm dừng Tab. Bảng phải là Table thật - xem gõ bảng biểu đúng cấu trúc.
15. Tiêu đề dùng Heading
Gán Heading 1, 2, 3 thay vì chỉ in đậm, phóng to. Bạn sẽ có mục lục tự động và cấu trúc rõ ràng - xem mục lục tự động.
Áp dụng nhanh với Find & Replace
| Lỗi | Tìm | Thay bằng |
|---|---|---|
| Hai dấu cách | (2 dấu cách) | (1 dấu cách) |
| Dấu cách trước dấu phẩy | “ ,” | “,” |
| Dấu cách trước dấu chấm | “ .” | “.” |
| Ngắt dòng thủ công | ^l | (1 dấu cách) - kiểm tra lại sau khi thay |
- Không có khoảng trắng trước dấu câu; một khoảng trắng sau dấu.
- Thống nhất ngoặc kép, gạch, ngày tháng, chuẩn i/y trong toàn tài liệu.
- Số: dấu chấm hàng nghìn, dấu phẩy thập phân, khoảng trắng trước đơn vị.
- Không ngắt dòng, căn chỉnh bằng phím cách; tiêu đề dùng Heading.
Câu hỏi thường gặp
Đặt hàng trong 3 phút, nhận kết quả chỉ từ 6 giờ. 100% do người thật gõ, bảo mật tuyệt đối.
Đặt hàng ngay
