Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định chi tiết cách trình bày văn bản hành chính, từ khổ giấy đến vị trí từng thành phần. Văn bản sai thể thức có thể bị trả lại, làm chậm cả quy trình xử lý. Bài viết tóm tắt những quy định hay dùng nhất để bạn trình bày đúng ngay từ đầu.
Khổ giấy, lề và phông chữ
| Yếu tố | Quy định |
|---|---|
| Khổ giấy | A4 (210 × 297 mm), trình bày theo chiều dài |
| Lề trên / lề dưới | 20–25 mm |
| Lề trái | 30–35 mm |
| Lề phải | 15–20 mm |
| Phông chữ | Phông tiếng Việt bộ mã Unicode (TCVN 6909:2001), thường dùng Times New Roman, màu đen |
| Cỡ chữ phần nội dung | 13–14 |
| Giãn dòng | Tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 dòng; khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6 pt |
| Thụt đầu dòng | 1–1,27 cm |
Phần đầu văn bản
Phần đầu được chia thành hai cột:
- Bên trái: tên cơ quan ban hành (in hoa, đứng, đậm), số và ký hiệu văn bản.
- Bên phải: Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” (in hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm) và Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” (in thường, cỡ 13–14, đứng, đậm, có đường kẻ ngang bên dưới), tiếp theo là địa danh, ngày tháng năm (in thường, nghiêng).
Tên loại và trích yếu
Tên loại văn bản (QUYẾT ĐỊNH, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO…) in hoa, cỡ 13–14, đứng, đậm, căn giữa. Trích yếu nội dung đặt ngay dưới, in thường, đứng, đậm, căn giữa. Riêng công văn thì trích yếu đặt dưới số và ký hiệu, cỡ 12–13.
Lỗi thể thức thường gặp
- Khổ A4, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm, lề trên/dưới 20–25 mm.
- Phông Unicode (thường Times New Roman), cỡ 13–14 cho nội dung.
- Căn phần đầu bằng bảng không viền thay vì phím cách.
- Số trang đặt giữa lề trên, bỏ qua trang đầu.
Cần chuẩn hóa hàng loạt văn bản cũ theo đúng thể thức? Dịch vụ đánh máy văn bản hành chính, pháp lý của chúng tôi bám sát Nghị định 30/2020.
Đặt hàng trong 3 phút, nhận kết quả chỉ từ 6 giờ. 100% do người thật gõ, bảo mật tuyệt đối.
Đặt hàng ngay
