Văn thư cơ quan, phòng hành chính doanh nghiệp thường gặp khối lượng lớn văn bản cần gõ lại: công văn cũ chỉ còn bản giấy, quyết định soạn bằng phông chữ cũ lỗi hiển thị, hồ sơ lưu trữ cần số hóa. Thuê gõ giúp giải phóng nhân sự, nhưng văn bản hành chính có yêu cầu riêng về thể thức và bảo mật mà bên nhận việc phải đáp ứng.
Những loại văn bản thường thuê gõ
| Loại | Đặc điểm cần lưu ý |
|---|---|
| Công văn, tờ trình, thông báo | Đúng thể thức: quốc hiệu, số ký hiệu, nơi nhận |
| Quyết định, quy chế | Đánh số điều, khoản, điểm chính xác |
| Biên bản họp, biên bản nghiệm thu | Thành phần, nội dung, chữ ký - xem biên bản họp |
| Hồ sơ lưu trữ cũ | Giữ nguyên văn, ghi chú [Dấu], [Chữ ký] |
| Văn bản lỗi phông TCVN3, VNI | Chuyển sang Unicode - xem sửa lỗi font |
Yêu cầu về thể thức
Văn bản hành chính hiện trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Khi thuê gõ, hãy gửi kèm một văn bản mẫu đúng chuẩn của đơn vị để bên gõ làm theo:
- Khổ A4, lề trái 30-35 mm, lề phải 15-20 mm, lề trên - dưới 20-25 mm.
- Phông Times New Roman (Unicode), cỡ chữ nội dung 13-14.
- Bố cục quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh ngày tháng đúng vị trí.
Chi tiết xem thể thức văn bản theo Nghị định 30.
Bảo mật: điều kiện bắt buộc
- Hợp đồng nêu rõ phạm vi, nghĩa vụ bảo mật, thời hạn và cách xóa dữ liệu.
- Kênh truyền tệp an toàn (HTTPS, liên kết có thời hạn), không dùng nhóm chat chung.
- Phân quyền: người gõ chỉ thấy phần tài liệu cần làm.
- Xác nhận xóa tệp sau khi bàn giao.
Tiến độ với khối lượng lớn
Dự án hàng nghìn trang nên chia theo lô (ví dụ mỗi lô 200-500 trang), nghiệm thu từng lô trước khi làm lô tiếp theo. Cách này giúp phát hiện sớm sai lệch định dạng, điều chỉnh yêu cầu kịp thời và thanh toán theo tiến độ.
| Giai đoạn | Việc cần thống nhất |
|---|---|
| Khởi động | Mẫu thể thức, quy tắc đặt tên tệp, đầu mối liên hệ |
| Lô thử | 10-20 trang đại diện để chốt chất lượng |
| Thực hiện theo lô | Lịch giao, cách báo lỗi, xử lý chữ không đọc được |
| Nghiệm thu | Danh sách kiểm tra, biên bản bàn giao, xóa dữ liệu |
Nghiệm thu văn bản
Kiểm tra ngẫu nhiên một tỷ lệ trang trong mỗi lô: số ký hiệu, ngày tháng, tên người, số tiền, đánh số điều khoản. Dùng checklist nghiệm thu để thống nhất tiêu chí giữa hai bên.
Quy tắc đặt tên tệp cho hồ sơ số hóa
Thống nhất trước một quy tắc, ví dụ 2026_CV_025_UBND-VP.docx (năm - loại văn bản - số - ký hiệu). Tên tệp nhất quán giúp tra cứu, sắp xếp và đối chiếu khi nghiệm thu, nhất là với hàng nghìn văn bản.
- Gửi văn bản mẫu đúng thể thức Nghị định 30 cho bên gõ.
- Hợp đồng bảo mật, kênh truyền tệp an toàn, xác nhận xóa dữ liệu.
- Dự án lớn: chia lô, làm lô thử, nghiệm thu từng lô.
- Kiểm tra số ký hiệu, ngày tháng, tên người, số tiền.
Câu hỏi thường gặp
Đặt hàng trong 3 phút, nhận kết quả chỉ từ 6 giờ. 100% do người thật gõ, bảo mật tuyệt đối.
Đặt hàng ngay
