Hồ sơ du học, xin visa, xuất khẩu lao động hay đăng ký kết hôn với người nước ngoài thường yêu cầu “bản dịch công chứng”. Chỉ một lỗi nhỏ - tên viết khác hộ chiếu, thiếu trang, bản sao mờ - cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại, lỡ hạn nộp. Checklist dưới đây giúp bạn chuẩn bị đúng ngay từ lần đầu.
“Công chứng” hay “chứng thực”: hiểu đúng thuật ngữ
| Hình thức | Xác nhận điều gì | Thường thực hiện tại |
|---|---|---|
| Chứng thực chữ ký người dịch | Chữ ký trên bản dịch đúng là của người dịch | Cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định |
| Công chứng bản dịch | Công chứng viên xác nhận tính chính xác, hợp pháp của bản dịch | Phòng công chứng, văn phòng công chứng |
| Hợp pháp hóa lãnh sự | Con dấu, chữ ký trên giấy tờ được công nhận để dùng ở nước khác | Cơ quan ngoại giao, lãnh sự |
Trong giao tiếp hằng ngày, cả hai hình thức đầu đều được gọi chung là “dịch công chứng”. Điều quan trọng là hỏi nơi nhận hồ sơ: họ chấp nhận hình thức nào, có cần hợp pháp hóa lãnh sự hay không.
Checklist chuẩn bị giấy tờ
- Liệt kê giấy tờ cần dịch theo đúng danh mục nơi nhận yêu cầu: học bạ, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy khai sinh, xác nhận tài chính…
- Kiểm tra bản gốc: còn nguyên vẹn, đủ trang, dấu và chữ ký rõ ràng, không tẩy xóa.
- Chuẩn bị bản sao hợp lệ nếu không muốn đưa bản gốc, và hỏi trước nơi làm thủ tục có chấp nhận không.
- Thống nhất tên riêng: lấy hộ chiếu làm chuẩn cho họ tên, ngày sinh.
- Lập bảng thuật ngữ: tên trường, tên cơ quan, chức danh - dùng một cách dịch cho mọi giấy tờ.
- Hỏi số lượng bản: mỗi nơi nhận có thể cần bản riêng, làm dư một bộ để dự phòng.
- Tính thời gian: cộng thời gian dịch, chứng thực, hợp pháp hóa (nếu có) và gửi hồ sơ.
Định dạng ngày tháng, số liệu trong bản dịch
- Ghi rõ định dạng ngày, ví dụ “16 October 2026” để tránh nhầm giữa ngày/tháng/năm và tháng/ngày/năm.
- Điểm số giữ đúng thang điểm gốc (thang 10), kèm ghi chú nếu nơi nhận yêu cầu quy đổi.
- Số tiền ghi rõ đơn vị tiền tệ (VND), dấu phân cách theo quy ước của ngôn ngữ đích.
Giấy tờ cũ, mờ, viết tay: xử lý thế nào?
Với giấy khai sinh cũ, học bạ viết tay, người dịch phải đọc được chính xác từng chữ. Nếu bản gốc khó đọc, nên đánh máy bản gốc trước khi dịch và nhờ người trong gia đình xác nhận các tên riêng, địa danh cũ. Những chỗ không đọc được cần ghi chú rõ thay vì đoán.
Trình bày bản dịch giấy tờ
Bản dịch tốt nên phản ánh bố cục của bản gốc: quốc hiệu, tiêu đề, các mục thông tin theo đúng thứ tự; vị trí con dấu, chữ ký được ghi chú như “[Đã ký]”, “[Dấu: …]”. Bố cục tương ứng giúp cán bộ tiếp nhận đối chiếu nhanh giữa bản gốc và bản dịch.
- Hỏi nơi nhận hồ sơ chấp nhận hình thức xác nhận nào trước khi làm.
- Lấy hộ chiếu làm chuẩn cho họ tên, ngày sinh trong mọi bản dịch.
- Lập bảng thuật ngữ thống nhất cho tên trường, cơ quan, chức danh.
- Dự trù đủ thời gian cho dịch, chứng thực và hợp pháp hóa.
Giấy tờ của bạn là bản viết tay hoặc scan mờ? Đánh máy 247 nhận đánh máy văn bản, giấy tờ giữ nguyên văn để bạn chuyển cho đơn vị dịch thuật.
Câu hỏi thường gặp
Đặt hàng trong 3 phút, nhận kết quả chỉ từ 6 giờ. 100% do người thật gõ, bảo mật tuyệt đối.
Đặt hàng ngay
